2.V.8. Programas de sensibilización en materia de seguridad
Para evitar una sensibilización inadecuada en cuanto a los requisitos de seguridad, el solicitante garantizará que «el personal cuyas responsabilidades guarden relación con las cuestiones de seguridad participa regularmente en programas de sensibilización sobre tales cuestiones». El solicitante deberá formular mecanismos encaminados a instruir y formar al personal en políticas de seguridad, reconocimiento de desviaciones respecto de tales políticas y conocimiento de las acciones que deben emprenderse en respuesta a las deficiencias que existan en el ámbito de la seguridad.
En particular, el solicitante deberá:
- Formar a su personal y, en su caso, a sus socios comerciales, respecto de los riesgos existentes en la cadena de suministro internacional.
- Proporcionar material docente, orientación especializada y formación adecuada sobre la identificación de cargas presuntamente sospechosas a todo el personal pertinente que intervenga en la cadena de suministro, como el personal de seguridad, el encargado de la manipulación y la documentación de la carga y los empleados de las áreas de expedición y recepción. Tal formación deberá encontrarse disponible antes de que el operador económico solicite el estatuto de AEO.
- Mantener registros adecuados de los métodos docentes, las orientaciones facilitadas y la formación impartida, con el fin de documentar los programas de sensibilización.
- Disponer de un servicio o una persona (internos o externos a la empresa) que se encarguen de la formación del personal.
- Informar a los empleados de los procedimientos existentes en la empresa para identificar y comunicar incidentes sospechosos.
- Impartir formación específica para ayudar a los empleados a mantener la integridad de la carga, reconocer posibles amenazas internas a la seguridad y proteger los controles de acceso.
- Revisar y actualizar el contenido de la formación de manera periódica cuando se precisen ajustes. El contenido de la formación deberá reflejar cualquier exigencia específica relacionada con la actividad empresarial concreta del operador económico, como transporte de carga aérea, correo aéreo, etc.
No existe una frecuencia obligatoria con la que deba volver a impartirse formación sobre protección y seguridad.
Sin embargo, dado que el personal, los edificios, los procedimientos y los flujos pueden cambiar con frecuencia, los niveles de sensibilización se han de mantener asegurándose de que la formación se renueva y actualiza periódicamente.
Por otra parte, es obligatorio que todos los nuevos empleados y todo empleado de la empresa que se asigne por vez primera a un puesto relacionado con la cadena de suministro internacional reciban una formación adecuada.
Lógicamente, los mecanismos de educación y formación del personal en políticas de seguridad mencionados más arriba deben ser acordes con el tamaño de la empresa de que se trate (véase la parte 3, sección III, apartado 3.III.2, «Pequeñas y medianas empresas»). Por ejemplo, en el caso de las microempresas y las pymes, las autoridades aduaneras pueden aceptar una formación oral, en cualquier caso documentada, y una mención a los requisitos básicos de protección y seguridad en los procedimientos generales en esta materia, o una nota sencilla de sensibilización, aprobada por el personal competente.
Al mismo tiempo, la frecuencia y la intensidad de la formación en seguridad y protección podrán variar entre los distintos empleados de una empresa con arreglo a su responsabilidad y a sus respectivas posibilidades de influir en la seguridad de la cadena de suministro internacional.
Se anima a los solicitantes y a sus empleados a utilizar la herramienta de la Comisión AEO eLearning para entender de manera general el concepto de AEO y los requisitos de seguridad relacionados.