Sección VII: Recomendaciones para la realización de una visita de auditoría o supervisión de un AEO de un Estado miembro de la UE
Una de las partes esenciales de la negociación del ARM con los países socios, así como de la supervisión de la aplicación del ARM, consiste en las visitas de auditoría o seguimiento del AEO sobre el terreno.
El objetivo de la visita sobre el terreno es observar cómo aplican de manera práctica el programa AEO de la UE los diferentes Estados miembros de la UE. Estas visitas se realizan como parte de las negociaciones del ARM (fase 2) y como parte de la aplicación del ARM una vez que este ha entrado en vigor.
En general, el principal interés es confirmar que los Estados miembros de la UE cumplen la legislación de la UE relativa a los AEO de manera uniforme.
La visita consta de dos partes: en primer lugar, una presentación de la estructura y la organización nacional del AEO y una visión general de la empresa que se va a visitar, y en segundo lugar, la visita propiamente dicha a la empresa.
Debate sobre la aplicación del programa AEO de la UE en los Estados miembros
El principal interés es ver cómo se aplica el programa AEO desde el punto de vista operativo en los Estados miembros.
Debe incluir una breve reseña de:
- la Administración aduanera en general;
- la estructura organizativa del AEO, p. ej., el número de miembros del personal dedicados al AEO de la UE (a tiempo completo y a tiempo parcial, el sistema de formación, la difusión entre la comunidad empresarial);
- el procedimiento de autorización, incluidos la solicitud y el cuestionario de autoevaluación, la manera de comprobar los requisitos de seguridad;
- el seguimiento y la postauditoría;
- la cooperación con otros Estados miembros de la UE (durante la autorización y el seguimiento).
Visita a la empresa
El objetivo de la visita a la empresa es observar a los auditores de AEO de los Estados miembros mientras llevan a cabo una auditoría en las instalaciones de un solicitante o una visita de supervisión en una empresa AEO. En la visita participarán representantes del país socio del ARM, la Comisión y las administraciones aduaneras de los Estados miembros de la UE.
Es indispensable que las empresas conozcan el propósito del ejercicio y sepan que el objetivo es confirmar que la aplicación del AEO en el Estado miembro visitado se ajusta a las normas de la UE.
La visita a las instalaciones del solicitante o la empresa AEO se suele estructurar como sigue:
- la visita consistirá en una auditoría de una situación auténtica dirigida, en particular, por los auditores de la AEO, no por la empresa;
- se informará previamente a la empresa de la visita y de cómo se efectuará;
- los auditores desempeñarán sus funciones normales;
- en caso de auditoría durante una solicitud de AEO:
- en caso de visita de seguimiento (con existencia de autorización AEO), se preguntará por las novedades recientes que hayan tenido repercusiones en los AEO y se pedirá a la empresa que explique o muestre los procedimientos de seguridad;
- si se precisa una traducción, se dará el tiempo necesario para traducir el contenido de las preguntas de los auditores y las respuestas de la empresa. Se informará previamente a la empresa de este enfoque;
- los observadores (del país socio del ARM) solo tendrán una instantánea del proceso de auditoría y supervisión del AEO de la UE;
- la visita de validación concluirá con recomendaciones al solicitante;
- el ejercicio de auditoría deberá centrarse en la protección y la seguridad (Sección 2.V de las presentes Orientaciones).