Notas explicativas del cuestionario de autoevaluación de los AEO

El CAE del AEO tiene por objeto ayudarle, como solicitante, a entender los requisitos necesarios para obtener la autorización AEO y suministrar al mismo tiempo a la Administración aduanera información sobre su perfil y el de su empresa complementaria a la que usted ha incluido en su solicitud. Los datos que el operador económico consigne en el CAE de los AEO podrán utilizarse asimismo en el proceso de concesión de otras autorizaciones para cuya obtención sea necesario cumplir todos o algunos de los criterios AEO. Las presentes instrucciones constituyen una guía sobre cómo debe responder a las preguntas del CAE y le aportan, al mismo tiempo, información sobre el nivel de cumplimiento que ha de conseguir y demostrar ante las autoridades aduaneras a fin de obtener la autorización AEO.

De conformidad con el artículo 26, apartado 1, del Reglamento Delegado (UE) nº 2015/2446 de 28 de julio de 2015 por el que se completa el Reglamento (UE) n.º 952/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo con normas de desarrollo relativas a determinadas disposiciones del Código Aduanero de la Unión (AD CAU), con el fin de solicitar el estatuto de AEO el solicitante deberá presentar junto con la solicitud un cuestionario de autoevaluación (CAE), que será facilitado por las autoridades aduaneras.

1. Este cuestionario se basa en las disposiciones del Código Aduanero de la Unión (CAU) y sus disposiciones de aplicación (Actos de Ejecución y Delegado), así como en las Orientaciones AEO. Su objetivo es simplificar y acelerar el proceso de solicitud del AEO.

   A través de él, junto con el formulario de solicitud, la Administración aduanera podrá adquirir una visión general sobre el solicitante, lo que permitirá acelerar el proceso de autorización. Por tanto, se invita a los operadores económicos a que cumplimenten correctamente el cuestionario y contesten a todas las preguntas pertinentes en relación con su empresa.

   Encontrará usted información adicional sobre el estatuto de AEO en la página web Europa de la Comisión Europea así como en la página web de la Administración aduanera de su país.

   Es fundamental que antes de iniciar el proceso de solicitud lea usted atentamente la legislación aplicable y las Orientaciones sobre los AEO de la Comisión Europea.

2. El cuestionario deberá acompañar a la solicitud de autorización AEO que se presente ante la autoridad aduanera competente (la modalidad de presentación dependerá de los medios de que disponga dicha autoridad).

   En caso de que el cuestionario o la solicitud le susciten dudas o de que precise más información, le recomendamos que, antes de proceder a su envío, se ponga en contacto con la autoridad aduanera competente.

3. El cuestionario pasa revista a los aspectos más importantes que pueden ser de utilidad para las autoridades aduaneras en relación con cada sección. Ahora bien, algunas cuestiones afectan únicamente a determinados operadores de la cadena de suministro internacional. La información solicitada puede variar también en función del tipo de autorización que su empresa pretenda obtener. No es preciso que conteste usted a las preguntas que no sean pertinentes para su empresa. En esos casos, consigne simplemente «No aplicable», seguido de un breve comentario explicando la razón. Por ejemplo, puede usted aludir al segmento de la cadena de suministro internacional en el que desarrolla su actividad o al tipo de autorización que pretende obtener. Sírvase consultar el cuadro específico del anexo 2 de las Notas Explicativas de las Orientaciones AEO para obtener información sobre cuáles son las preguntas pertinentes para los distintos operadores de la cadena de suministro y en función del tipo de autorización solicitada.

   Si ya ha obtenido usted alguna simplificación u otra autorización aduanera que demuestre que cumple uno o varios criterios AEO, basta que haga referencia a esa simplificación o autorización.

   Si posee usted certificados, informes de expertos o cualquier otro documento de este tipo relacionados con su empresa (por ejemplo, informes económicos, certificaciones internacionales, etc.), facilítelos o haga referencia a ellos. Para más información, consulte la sección correspondiente de las Orientaciones AEO que cubra los criterios pertinentes, ya sea totalmente o de manera parcial, e indíquelo en su respuesta a la pregunta de que se trate. Aunque no sea estrictamente necesario, hacerlos constar podría aportar información de utilidad a la autoridad aduanera y contribuir a la aceleración del proceso.

   Tenga en cuenta que no todas las preguntas han de ser respondidas en todos los Estados miembros. La situación puede variar en función de que las autoridades aduaneras del Estado miembro en cuestión ya dispongan o no de acceso a la información (por ejemplo, a través de diferentes bases de datos). Esto afecta principalmente a las secciones 2 (Historial de cumplimiento), 4 (Solvencia financiera) y 5 (Nivel adecuado de competencia o de cualificaciones profesionales) del CAE. La autoridad aduanera competente del Estado miembro en el que vaya a presentar su solicitud le indicará si es preciso responder en esos casos.

4. Es preciso señalar que las respuestas concretas a las preguntas no se considerarán de forma aislada, sino que se tendrán en cuenta integrándolas en el proceso global de evaluación en relación con el criterio considerado. Una contestación insatisfactoria a una pregunta determinada no tiene por qué conducir necesariamente a la denegación del estatuto de AEO, en caso de que se muestre que el criterio en cuestión se cumple de otro modo a lo largo del proceso (en términos generales).

5. En principio, las condiciones y criterios para la obtención de una autorización AEO son los mismos para todos los operadores económicos. Ahora bien, las autoridades aduaneras tendrán en cuenta el tamaño de la empresa [p. ej., pequeñas y medianas empresas (pymes)], su personalidad jurídica, su estructura, los principales socios comerciales y su actividad económica concreta. Por consiguiente, las medidas que deban aplicarse para atenerse a los criterios pueden variar en función de los operadores, por ejemplo, atendiendo al tamaño de la empresa, sin que por ello se vea afectado el cumplimiento de los requisitos.

6. Una autorización AEO se basa en los mismos principios que otras normas internacionales y avala que la empresa está aplicando normas internas de garantía de calidad. Tenga usted en cuenta que, como solicitante, es el responsable de que en sus instalaciones se apliquen procedimientos de garantía de calidad en los ámbitos relacionados con las aduanas, así como en materia de seguridad y protección (cuando proceda). Con motivo de las visitas de auditoría a sus locales, deberá demostrar a la autoridad aduanera que ha establecido usted los procedimientos internos oportunos para gestionar los aspectos mencionados en relación con las aduanas y la protección y/o seguridad y que aplica usted los controles internos necesarios para que dichos procedimientos funcionen correctamente. Sus instrucciones y/o estrategias internas deben estar documentadas electrónicamente o estar disponibles en soporte papel. Deberán ser conocidas y aplicadas en el seno de la organización, ser accesibles a todos los usuarios y, por supuesto, actualizarse de forma permanente.

   Así pues, la primera fase está relacionada con las normas internas de garantía de la calidad que usted aplica. Las respuestas al cuestionario remitidas junto con la solicitud deben constituir una síntesis de sus procedimientos e instrucciones internos que permita a la autoridad aduanera adquirir una visión general de su empresa. A fin de poder responder al cuestionario y prepararse para el procedimiento de auditoría AEO, es preciso que se impliquen en el proceso los principales departamentos de su empresa relacionados con la cadena de suministro internacional (tales como aduanas, logística, contabilidad, informática, compras, ventas, seguridad, calidad).

7. En sus respuestas al cuestionario, puede hacer usted referencia a las políticas e instrucciones internas de su empresa en relación con las aduanas o la seguridad y la protección. En ese caso, especifique el título o el número del documento y manténgalo disponible para la visita de auditoría de la autoridad aduanera. A fin de acelerar el proceso, cabría también la posibilidad de enviar los documentos junto con el cuestionario (la modalidad del envío dependerá de los medios de que disponga la autoridad aduanera competente).

8. El cuestionario cumplimentado se presentará ante la autoridad aduanera competente junto con la solicitud electrónica (preferentemente) o en papel.

9. La información enviada en el contexto del proceso de solicitud queda cubierta por la legislación sobre protección de datos y recibirá un trato confidencial.