Subsección 6.1: Información general sobre seguridad y protección
6.1.1.
De conformidad con el artículo 28, apartado 1, letra h), del AE CAU, se ha de designar una persona competente para las cuestiones relacionadas con la seguridad y la protección. En este contexto, la seguridad y la protección se refieren únicamente a las del criterio AEO. Conviene señalar que no están relacionadas con la «seguridad en el trabajo», pues esta queda fuera del ámbito de aplicación del criterio de protección y seguridad.
6.1.2. a)
Las autoridades aduaneras esperan que usted o una empresa de seguridad, en caso de que recurra a sus servicios, haya llevado a cabo una evaluación de riesgos y amenazas documentada. En caso de que durante la visita de auditoría no se ponga a disposición de la autoridad aduanera una evaluación de esas características, se puede recomendar que la solicitud le sea denegada automáticamente.
La evaluación de riesgos y amenazas debe abarcar todos los locales en que desarrolla usted actividades relacionadas con la aduana. La evaluación tiene por objeto identificar los riesgos y amenazas que puedan surgir en el segmento de la cadena de suministro internacional en que usted opera y analizar las medidas previstas para reducirlos al máximo. La autoevaluación debe pasar revista a todos los riesgos que afecten a la seguridad de su función dentro de la cadena de suministro internacional, como:
- amenazas materiales sobre los locales y mercancías,
- amenazas desde el punto de vista tributario,
- cláusulas contractuales relativas a sus socios comerciales en la cadena de suministro.
Dicha evaluación debe centrarse en lo siguiente:
- mercancías con las que usted opera,
- gestión específica de la carga o correo aéreos, si se ven afectados (acceso, manipulación, almacenamiento, etc.),
- locales y edificios de almacenamiento, fabricación, etc.,
- aspectos relacionados con el personal, como la contratación permanente y temporal y la subcontratación,
- transporte de mercancías, carga y descarga,
- sistema informático, registros contables y documentación,
- incidentes de seguridad registrados recientemente en alguno de los ámbitos arriba mencionados.
Deberá usted aportar pruebas de la frecuencia con que revisa y actualiza el documento y establecer en sus procedimientos la forma de comunicar los incidentes y la frecuencia de futuras revisiones. La Administración aduanera solicitará asimismo que aporte pruebas de la forma en que comunica usted los procedimientos a su personal y a los visitantes y el momento en que lo hace.
6.1.2. b)
En caso de que durante la visita de la autoridad aduanera no se presente un plan de seguridad o una evaluación de riesgos y amenazas, podrá ponerse fin a la visita de auditoría de forma prematura o denegarse la solicitud.
Debe establecerse un programa de revisión del plan de seguridad que prevea el registro de todas las modificaciones, firmadas y fechadas por el responsable.
6.1.3
Debe usted describir, como mínimo, los cinco riesgos principales que haya detectado. Las autoridades aduaneras esperan que usted los haya evaluado y que incluya esos riesgos en la evaluación de riesgos y amenazas, indicando su probabilidad, sus consecuencias y las medidas adoptadas para hacerles frente. A continuación se aportan algunos ejemplos de riesgos:
- contrabando de bienes ilegales,
- contaminación de productos,
- alteración de los bienes en el momento de la exportación,
- acceso no autorizado, etc.
6.1.4
Describa brevemente el proceso de establecimiento de las medidas de seguridad, así como la aplicación, el seguimiento y la revisión de las mismas. Es preciso que especifique quién es la persona responsable y las tareas que debe desarrollar. Dentro de la organización, al nivel que corresponda, debe haber una persona responsable del conjunto de las medidas de seguridad y dotada de la autoridad necesaria para aplicarlas cuando resulte oportuno. En caso contrario, indique los distintos departamentos involucrados y describa la coordinación y gestión general.
Si recurre a servicios de seguridad externos, la persona responsable debe encargarse de la contratación y garantizar que exista un acuerdo de nivel de servicio adecuado que respete los requisitos AEO contemplados en la presente sección.
La persona responsable ha de aplicar procedimientos de concepción, revisión y actualización de todas las medidas de seguridad y ser capaz de explicarlos. Además, normalmente será la encargada de elaborar los documentos exigidos en las preguntas 6.1.2. a) y b).
Las autoridades aduaneras esperan que los procedimientos sean lo suficientemente detallados para permitir a un eventual suplente del responsable asumir la responsabilidad y llevar a cabo la tarea que se le encomienda.
6.1.5
Aunque es probable que en muchos casos las medidas de seguridad sean específicas de un establecimiento concreto, los procedimientos de gobernanza para el establecimiento, la aplicación, el seguimiento y el control de las mismas se pueden armonizar de modo que se apliquen en todos los establecimientos. La falta de armonización de las medidas puede incrementar el número de visitas de la autoridad aduanera.
6.1.6. a) y b)
Debe usted disponer de instrucciones documentadas que permitan y fomenten la comunicación, por parte de los miembros de su personal y, si es posible, también de los visitantes, de cualquier incidente que se produzca relacionado con la seguridad, como los casos de acceso no autorizado, robo o empleo de personal cuyos antecedentes no hayan sido investigados. Dichas instrucciones especificarán como debe llevarse a cabo esa comunicación, las personas con las que hay que ponerse en contacto y el lugar donde están ubicadas. Las instrucciones deben detallar asimismo cómo debe llevarse a cabo la investigación y la elaboración de informes sobre dichos incidentes y determinar las personas responsables de hacerlo.
En caso de respuesta negativa, indique la forma en que tiene previsto implantar dichas instrucciones y el calendario previsto al efecto.
En caso de respuesta afirmativa, debe usted explicar cómo se comunican al personal las instrucciones de seguridad y especificar cómo se garantiza que este ha tomado buena nota de las mismas. Debe usted explicar también el modo en que las instrucciones de seguridad se ponen en conocimiento de los visitantes.
Véase asimismo la pregunta 6.3.2.
Las instrucciones en materia de «seguridad» no deben confundirse con ninguna instrucción necesaria por motivos de salud y protección que se ponga en conocimiento del personal y los visitantes.
6.1.7. a) y b)
Esta pregunta está relacionada con la seguridad de la cadena de suministro internacional y no con los incidentes vinculados a la salud y la protección.
Por ejemplo:
- pérdidas en el almacén,
- alteración de los precintos,
- dispositivos contra la manipulación dañados.
En caso de detectarse incidentes, las autoridades aduaneras esperan que proceda a revisar y modificar las medidas de seguridad y protección para incluir en ellas cualquier medida de corrección aplicada. Además, habrá que mostrar cómo se han comunicado ulteriormente esos cambios al personal y los visitantes.
Si, como consecuencia de la revisión de los procedimientos de seguridad y protección, se introduce algún cambio, este deberá registrarse como una revisión indicando la fecha y la parte o partes revisadas.
6.1.8, a), b) y c)
Debe usted asegurarse de que está en posesión de la documentación original, incluido el informe de evaluación si se encuentra disponible, puesto que la autoridad aduanera podría solicitarla durante la visita in situ. La autoridad aduanera tendrá en cuenta la certificación correspondiente al preparar y llevar a cabo la auditoría.
Por ejemplo:
- agente acreditado (certificado e informe de evaluación),
- expedidor conocido (certificado e informe de evaluación),
- certificación TAPA (certificado e informe de evaluación),
- certificación ISO (certificado y manual de calidad).
- ISPS
6.1.9
En su respuesta debe incluir, por ejemplo, información específica sobre los requisitos que aplica a los productos químicos peligrosos, los bienes de valor elevado o los bienes sujetos a impuestos especiales, y si dicha aplicación se lleva a cabo regular o irregularmente.
Por ejemplo:
- si requieren un envasado especial,
- si se les aplican requisitos de almacenamiento específicos.
Véase asimismo el punto 6.5.1 (procesos logísticos).
6.1.10, a) y b)
Debe usted indicar el nombre y la dirección de la empresa o empresas de seguridad, el número de años que lleva usted contratando sus servicios y si dichas empresas le prestan, además, servicios de otro tipo.
Si la empresa ha efectuado una evaluación de amenazas, confirme que los riesgos identificados se han incorporado a la evaluación de riesgos y amenazas prevista en la pregunta 6.1.2, a).
Los documentos deben incluir la fecha o fechas en que se ha llevado a cabo la evaluación y en que se han aplicado las eventuales recomendaciones. El documento deberá estar a disposición del auditor durante la visita.
6.1.11
Indique los diversos requisitos impuestos por sus clientes y por su compañía de seguros, así como las mercancías a las que se ha aplicado algún requisito especial, por ejemplo, en materia de embalaje o almacenamiento.
Si el número de requisitos y mercancías que debe usted consignar es demasiado grande, bastará con un resumen.
Durante la visita de auditoría se examinarán con más detalle.