Subsección 6.6: Mercancías entrantes
Para atenerse al criterio mencionado en el artículo 28, apartado 1, letra b), del AE CAU, es preciso establecer medidas adecuadas de control del acceso a fin de evitar el acceso no autorizado a las zonas de expedición, muelles de carga y zonas de carga.
6.6.1, a) y b)
Los procedimientos mencionados deben abarcar todas las fases comprendidas entre el momento en que se efectúa un pedido y el de su entrada en la cadena de suministro internacional.
Los procedimientos documentados deben mostrar el flujo de mercancías y los documentos conexos y mencionar a todos los operadores participantes, como proveedores, embaladores, transportistas, etc.
6.6.2
Si se han acordado medidas de seguridad con proveedores nacionales o proveedores de la UE o de terceros países, los empleados de su empresa deben estar informados al respecto y conocer los procedimientos aplicados para comprobar el cumplimiento de las mismas. Debe usted describir el procedimiento de información al personal sobre la seguridad y la frecuencia con que se actualiza esa información y considerar las pruebas necesarias para demostrar al auditor el cumplimiento de este requisito durante la visita, así como para cualquier revisión de la autorización AEO.
Sus procedimientos deben prever asimismo:
- la designación de personal responsable de la recepción del conductor y de las mercancías en el momento de la llegada,
- el mantenimiento de un horario de llegadas previstas,
- la gestión de las llegadas inesperadas,
- el registro de los documentos de transporte y los documentos de aduanas que acompañan a las mercancías,
- la comparación de las mercancías con los documentos de transporte y los documentos aduaneros que acompañan a las mercancías,
- la comprobación de la integridad de los precintos,
- el registro de la ejecución y de los resultados de los controles,
- la notificación a las autoridades aduaneras, cuando así se exija, de la llegada de las mercancías, para permitirles realizar los controles necesarios,
- el pesaje, el recuento o la medición de las mercancías para contrastarlas con la lista de carga o de compra,
- el control de calidad,
- la verificación de que las mercancías están marcadas adecuadamente antes de entrar en el almacén a fin de permitir su identificación,
- la identificación y comunicación de discrepancias o de fallos en el control de calidad,
- la comunicación al departamento de compras y a la administración de la recepción de mercancías.
Las disposiciones consideradas pueden variar en función del tipo de mercancías con las que esté usted operando, por ejemplo, mercancías de valor elevado o de riesgo. Estas disposiciones podrían ser las siguientes:
- las mercancías deben llegar en las mismas condiciones en que abandonaron los locales del proveedor,
- las mercancías deben estar precintadas en todo momento,
- las mercancías no deben haber infringido los requisitos establecidos en materia de seguridad y protección.
Sus procedimientos deben prever:
- la comunicación de las medidas acordadas al personal responsable de la recepción de las mercancías entrantes, de modo que este sepa cómo actuar en caso de que se detecte alguna irregularidad,
- la revisión y actualización de estos procedimientos regularmente,
- controles de gestión/supervisión para garantizar que el personal está aplicando las disposiciones acordadas.
6.6.3. a) y b)
En el momento de la llegada de una unidad de carga precintada, deben aplicarse medidas que garanticen un tratamiento correcto del precinto. Dichas medidas podrían incluir una inspección visual para asegurarse de que a) el precinto está intacto y b) no hay ningún signo de manipulación. Tras una inspección visual satisfactoria, la persona autorizada podrá efectuar un control material del precinto ejerciendo una presión sobre el mismo para comprobar si aún está intacto.
6.6.3. c)
En caso de que su empresa opere con tipos concretos de mercancías que exijan medidas de seguridad específicas (como carga aérea o correo aéreo), sus procedimientos deberán prever cómo aplicar dichas medidas y cómo controlar su ejecución. Por ejemplo, en caso de que sea usted un agente acreditado, debe indicar si procede al control de la declaración del transportista y de su identidad para el transporte de la carga o el correo aéreos seguros procedentes de un expedidor conocido, y cómo lleva a cabo ese control.
6.6.5
Atendiendo a la naturaleza de las mercancías con las que usted opere, puede que no resulte adecuado proceder a su recuento, pesaje o medición. En ese caso, deberá usted describir el método de contabilización alternativo utilizado para las mercancías entrantes y la forma en que se demuestra su cumplimiento.
6.6.6
Sus procedimientos deben prever:
- cómo, con arreglo a qué documentos, cuándo y por quién son inscritas las mercancías recibidas en el registro de existencias,
- el cotejo de las mercancías con las listas de carga y las órdenes de compra,
- el registro de las mercancías en el registro de existencias, lo antes posible tras su llegada.
6.6.7. a) y b)
Debe haber una separación entre las tareas de pedido de las mercancías (compra), de recepción (almacén), de introducción de las mercancías en el sistema (administración) y de pago de la factura. Ello dependerá del tamaño y de la complejidad de la empresa.