Preguntas frecuentes para proveedores

En el Procedimiento de Pago a Proveedores 2024 se han establecido dos regímenes diferenciados para las Entidades Locales: un régimen de aplicación obligatoria y otro de carácter voluntario. Dependiendo del régimen al que se ha incorporado una Entidad Local, los plazos pueden variar.

• Régimen obligatorio. El plazo para acceder a visualizar las facturas incluidas en la plataforma por las Entidades Locales incorporadas en este régimen comienza el 30 de septiembre. Desde el 30 de septiembre al 9 de octubre, los proveedores podrán manifestar su aceptación para estas facturas. Finalizado ese plazo, los proveedores solo pueden visualizar las facturas emitidas por estas Entidades Locales.

• Régimen voluntario. El plazo para acceder a visualizar las facturas incluidas en la plataforma por las Entidades Locales incorporadas en este régimen comienza el 22 de octubre. Desde el 22 al 31 de octubre, los proveedores podrán manifestar su aceptación para estas facturas. Finalizado ese plazo, los proveedores solo pueden visualizar las facturas emitidas por estas Entidades Locales.

Si la información de las facturas es correcta, pueden dar su aceptación (individual o masiva) para el cobro de estas facturas a través del ICO. Esta aceptación lleva implícita la renuncia al cobro de intereses, costas judiciales, y otros gastos. Y requiere de una cuenta bancaria asociada a la factura (cuentas SEPA y no SEPA) para la percepción de su pago. De igual forma, pueden anular la aceptación de un pago.

No, independientemente del estado, los proveedores no pueden modificar el contenido de las facturas. Lo que sí pueden es indicar/modificar el IBAN en el que desean que se realice el pago de la factura.

Deberán contactar con la Entidad Local para que esta modifique la información en la plataforma (y no aceptar el pago de la factura que contiene información errónea).

Únicamente se pueden ejecutar dichas acciones cuando la factura se encuentra en estado "Activa".

Además, solo se pueden realizar dentro del plazo establecido (del 30 de septiembre al 9 de octubre para entes locales del régimen obligatorio y del 22 al 31 de octubre para entes locales del régimen voluntario).

La factura debe tener el estado "Activa" y la situación "Pendiente de Aceptación" para que, como proveedor, puedas manifestar tu voluntad de aceptación.

Debes verificar los datos bancarios (IBAN y/o SWIFT) antes de dar la conformidad al pago. Si los datos bancarios son incorrectos, puedes actualizarlos antes de aceptar el pago.

Además, solo se puede realizar la aceptación de pago dentro del plazo establecido (del 30 de septiembre al 9 de octubre para entes locales del régimen obligatorio y del 22 al 31 de octubre para entes locales del régimen voluntario).

IMPORTANTE: No se puede aceptar un pago de una factura sin indicar los datos bancarios.

Para que puedas anular la aceptación del pago de forma individual, en primer lugar, debes acceder al detalle de la factura y después pulsar en el enlace "Anular aceptación previa del pago" situado en la parte superior de la página.

Solo podrás anular la aceptación del pago de una factura sobre la que consignaste tu voluntad de aceptación, si se encuentra en estado "Activa" y situación "Aceptación Manifestada". Esta acción cambiará la situación de la factura al valor "Pendiente Aceptación".

Si, desde la opción "Aceptación masiva de pago por el Proveedor" situada dentro de "Acciones Masivas". Esta opción permite al proveedor manifestar su voluntad de aceptación de un conjunto de facturas mediante un fichero en formato CSV delimitado por comas, que contendrá la información de todas ellas.

Nota: el botón "Descargar Facturas" que aparece en consulta de facturas en la parte inferior, descarga un fichero CSV delimitado por comas con el contenido de las facturas que se muestran en los resultados de búsqueda. Este fichero puede servir de orientación a la hora de confeccionar archivos destinados a acciones masivas.

El formato del fichero se puede comprobar por medio de la plantilla de aceptación masiva de pago ubicada en "Descargar plantilla de Aceptación masiva de pago por el Proveedor" que aparece al pulsar "Aceptación masiva de pago por el Proveedor".

Finalizada la operación, se mostrará un resumen de las facturas aceptadas, así como de los errores de aquellas facturas que no se hayan podido gestionar.

Si, por medio de la opción "Anulación masiva de pago por el proveedor", situada en el menú "Acciones Masivas". Esta opción permite al proveedor manifestar su voluntad de anulación de la aceptación previa al pago de un conjunto de facturas mediante un fichero en formato CSV delimitado por comas, que contendrá la información de todas ellas.

Nota: el botón "Descargar Facturas" que aparece en consulta de facturas, descarga un fichero CSV delimitado por comas con el contenido de las facturas que se muestran en los resultados de búsqueda. Éste puede servir de orientación a la hora de confeccionar archivos destinados a acciones masivas.

El formato del fichero se puede comprobar por medio de la plantilla de anulación de aceptación masiva de pago ubicada en "Descargar plantilla de Anulación masiva de pago por el proveedor", en la parte superior de la página que aparece al pulsar "Anulación masiva de pago por el Proveedor".

Finalizada la operación, se mostrará un resumen de las facturas cuya aceptación ha sido anulada, así como de los errores de aquellas facturas que no se hayan podido gestionar.

Las plantillas para realizar acciones masivas se encuentran dentro del apartado de consulta de facturas, en el menú superior, pulsando "Descarga de plantillas".

Estas plantillas, en formato CSV delimitado por comas, facilitan la confección del fichero con la información correspondiente a las facturas que se quieran aceptar masivamente o anular de forma masiva aceptaciones previas de pagos. Las dos plantillas disponibles son:

• Plantilla de aceptación masiva de pagos.

• Plantilla de anulación masiva de aceptaciones previas de pagos.

En el momento de aceptación del pago es cuando se puede informar o modificar el IBAN (si este ya viene informado por parte de la Entidad Local y fuera erróneo). Dependiendo de la cantidad de facturas pendientes de aceptar, puede resultar más cómodo hacerlo de forma individual o masiva.

A) Para aceptar el pago de forma individual (e indicar/modificar el IBAN en el proceso), accede a "Gestión de aceptaciones de pago de proveedores". La aplicación de consulta permite filtrar las búsquedas. Se recomienda que utilices la opción "Limpiar" antes de realizar la primera búsqueda para evitar que se conserven filtrados no deseados de búsquedas anteriores. Una vez localizada la (o las) factura(s) accede a esta(s) pulsando en el Id factura.

Una vez dentro de una factura, hay que pulsar arriba donde pone "Aceptar el pago":

A continuación, es cuando se debe rellenar el IBAN (o modificarlo si ya viene informado y no es correcto) en la parte inferior de la ventana (1). Después de poner el IBAN correcto (se recomienda revisarlo bien) hay que pulsar en "Aceptar pago" (2).

Con eso quedaría aceptada con el IBAN indicado. Si se tiene más de una factura "Pendiente de aceptación", hay que repetir este proceso con cada una de ellas.

Una vez realizado el envío, habrá cambiado su situación a "Aceptación manifestada" (puede comprobarse desde la pantalla donde se hacen las consultas).

B) Para aceptar el pago de forma masiva (e indicar/modificar el IBAN en el proceso). Si se tiene una cantidad elevada de facturas pendientes de aceptación, se puede proceder de forma masiva. Hay que entrar en "Gestión de aceptaciones de pago de proveedores", "Acciones Masivas", "Aceptación masiva de facturas por el Proveedor". De esta manera es posible aceptar el pago de un conjunto de facturas mediante un fichero en formato CSV delimitado por comas, que contendrá la información de todas ellas.

En la parte superior de esa ventana se puede "Descargar plantilla de Aceptación masiva de pago por el proveedor" (situada en la parte superior de la página) para comprobar el formato que deben cumplir las filas y cómo debe ir organizada la información (que incluye la columna IBAN, que debe ir informada y es el IBAN que quedará almacenado para realizar el pago). Una vez se tenga el fichero confeccionado, seleccione el archivo CSV que contiene la información de las facturas cuyo pago quiere aceptar.

Nota: en la parte inferior de esa pantalla tiene una serie de "Avisos" sobre cómo debe ir la información en cada una de las columnas.

Tras enviar, aparece un resumen con los resultados sobre cuántas facturas se han procesado, cuántas se han aceptado y cuántas contienen errores (se informa de cuáles son).

Una vez realizado el envío, aquellas que se hayan procesado bien habrán cambiado su situación a "Aceptación manifestada" (puede comprobarse desde la pantalla de consultas).