3.III.1. Recogida y análisis de información
Para llevar a cabo un análisis de riesgos y preparar una auditoría efectiva y eficaz, resulta esencial que la AAE recabe el mayor volumen de información pertinente acerca del operador económico. La información se recoge con el fin de:
- comprender mejor la actividad del operador económico y su entorno de actividad;
- obtener la mejor impresión general posible de la organización, los procesos y los procedimientos empresariales del operador económico;
- elaborar el plan de auditoría con arreglo a los resultados de la evaluación de riesgos;
- preparar la auditoría (equipo óptimo para su realización; prioridad, etc.);
- comprobar el cumplimiento de los criterios en la medida de lo posible.
La información que pueden recabar las autoridades aduaneras de diversas fuentes comprende:
- bases de datos internas (p. ej., los procedimientos aduaneros aplicados o las declaraciones realizadas por el solicitante);
- información interna (resultado de controles y auditorías previas; otras autorizaciones otorgadas o revocadas y documentación justificativa; revisión de declaraciones aduaneras presentadas con anterioridad, etc.);
- información solicitada a otras autoridades y facilitada por estas;
- información facilitada por otros Estados miembros (procedimiento de información y consulta: véase la parte 4 de las presentes Orientaciones, «Intercambio de información entre Estados miembros y con otras autoridades gubernamentales»);
- información proporcionada por los propios operadores (p. ej., CAE);
- información públicamente disponible (noticias, Internet, estudios, informes, etc.);
- cualquier otra información pertinente, incluidos imágenes, fotos, vídeos, planos de instalaciones, etc.
Toda la información recabada ha de evaluarse con detenimiento, con el fin de determinar su precisión y pertinencia respecto de los objetivos de la auditoría. Ha de quedar claro que la recogida de información es un proceso dinámico y podría suceder que «la información requiera de más información». El solicitante deberá ser consciente de estas circunstancias y estar dispuesto a facilitar a las aduanas la información adicional que se requiera. Incluso después del comienzo de la inspección, los auditores podrán solicitar y recabar información adicional que aporte valor al resultado. Debe considerarse asimismo que la información cambia y que, en ocasiones, solo es válida en el momento en el que se recaba. Por tanto, es importante disponer de la información más reciente y actualizada. Para garantizar que la AAE se mantenga al día respecto de los acontecimientos que puedan repercutir en el resultado en la fase de solicitud y en las labores de seguimiento, resulta esencial disponer de un sistema que determine cuándo se requiere información adicional y que comunique tal circunstancia al solicitante.
La dimensión del operador económico, su especificidad y los casos en los que haya pasado por otros procesos de acreditación relevantes pueden agilizar el proceso en buena medida.