3.III.5. Empresas matrices y filiales con procedimientos o sistemas comunes

Con independencia de la personalidad jurídica de cada empresa, los criterios pertinentes los tiene que cumplir en principio el solicitante.

Las particularidades de las actividades externalizadas se han explicado ya en la parte 2, «Criterios AEO» de estas Orientaciones. Los mismos principios son aplicables si las actividades se externalizan dentro de un grupo de filiales.

En cualquier caso, en lo que se refiere a las empresas matrices y filiales existen varios factores que se deben considerar y pueden influir en el análisis de riesgos y el proceso de auditoría. En primer lugar, ha de aclararse la conexión entre una y otras y si ejerce influencia en los procesos administrativos y operativos.

Hay casos en los que la empresa matriz da autonomía a una filial. Con frecuencia existen, al menos, convenios de cesión de beneficios o similares entre las filiales. En ocasiones se externalizan determinadas actividades en el seno del grupo mediante contrato, lo que puede dar lugar a que una empresa carezca de personal propio.

En otros casos, determinadas unidades especializadas realizan tareas (servicios compartidos) para todas las empresas pertenecientes al grupo.

En todos estos supuestos, la vinculación existente puede influir en la probabilidad de que un riesgo se concrete y en la repercusión tanto positiva como negativa de tal riesgo.

Puede resultar de importancia práctica para el examen de la solicitud de estatuto de AEO tener en cuenta que, en el caso de los procesos comunes de empresas vinculadas, a menudo bastará con comprobar tales procesos una sola vez.

Ello también es pertinente si una determinada unidad del grupo realiza actividades específicas para el conjunto de las filiales (servicios compartidos) como si varias personas jurídicas diferentes integradas en un mismo grupo aplican los mismos principios (normas corporativas).

Esto puede agilizar el proceso de auditoría, y el conocimiento especializado puede reforzar asimismo la calidad de los procesos. Al mismo tiempo, el conocimiento de una empresa de un grupo también ha de evaluarse siempre a la luz del posible efecto en las empresas filiales. Si en una filial con normas corporativas comunes falla el sistema de control interno, no deberá suponerse automáticamente que en las empresas vinculadas también habrá fallado el mismo sistema, si bien las autoridades aduaneras deben plantearse la posibilidad de revisar esos otros sistemas (total o parcialmente).