Subsección 3.1: Pista de auditoría

Por motivos de seguridad, muchas empresas y organizaciones exigen que en sus sistemas informáticos se incluya una pista de auditoría.

Esta última se puede definir como el proceso a través del cual cada entrada contable se coteja con su fuente, con objeto de comprobar su exactitud. Una pista de auditoría completa le permitirá rastrear todas sus actividades: desde el flujo de mercancías y productos entrantes, hasta su salida de la empresa, pasando por la transformación a la que se someten en la misma. Una pista de auditoría completa permite asimismo mantener un registro cronológico de los datos que hará posible rastrearlos desde el momento en que se introducen en el archivo hasta el momento en el que se suprimen de él.

El sistema contable abarca normalmente:

• un libro mayor,
• un libro de registro de ventas,
• un libro de registro de compras,
• activos
• estados financieros (balance de situación, cuenta de resultados, cuadro de los flujos de tesorería y estado de fondos propios)
• la contabilidad de gestión

El sistema logístico abarca normalmente:

• la tramitación de las órdenes de venta,
• la tramitación de las órdenes de compra,
• la fabricación,
• el inventario: almacén, depósito,
• la expedición/el transporte,
• las listas de proveedores y de clientes.

La pista de auditoría debe incluir:

• ventas,
• compras y órdenes de compra,
• control del inventario,
• almacén (y movimientos entre los distintos almacenes),
• fabricación,
• ventas y órdenes de venta,
• declaraciones en aduana y documentación aduanera,
• expedición,
• transporte,
• contabilidad, por ejemplo, facturación, notas de crédito y débito, transferencias de fondos, pagos.