Subsección 3.4: Flujo de mercancías
3.4.1
Sus procedimientos de registro deben incluir, antes y en el momento de llegada de las mercancías:
- tramitación de las órdenes de compra,
- confirmación de las órdenes,
- expedición/transporte de las mercancías,
- requisitos en materia de documentación acreditativa,
- transporte de los bienes desde la frontera a sus instalaciones o a las instalaciones de sus clientes,
- recepción de los bienes en sus instalaciones,
- pago/liquidación,
- cómo, cuándo y por quién se contabiliza la entrada de las mercancías recibidas en el registro de existencias.
Durante el almacenamiento de las mercancías:
- determinación clara del establecimiento destinado al almacenamiento de las mercancías,
- almacenamiento seguro de las mercancías peligrosas,
- si los registros se realizan por valor y/o cantidad,
- existencia y frecuencia del procedimiento de inventario,
- en caso de que utilice instalaciones de un tercero para almacenar sus mercancías, procedimientos que se siguen, incluido el cotejo de sus registros de existencias con los del tercero,
- si se utilizan emplazamientos provisionales para el almacenamiento de existencias.
Durante el proceso de fabricación de las mercancías:
- elaboración de las órdenes de fabricación,
- petición de las existencias almacenadas y entrega a partir del almacén,
- proceso de fabricación, responsabilidades del personal y registros mantenidos,
- códigos de las fórmulas de fabricación,
- registro de los productos terminados y de las existencias no utilizadas en el registro de existencias,
- utilización de métodos de producción normalizados en la producción.
Durante el proceso de expedición de las mercancías:
- recepción de las órdenes de los clientes y elaboración de las órdenes de fabricación o compra,
- comunicación al depósito de la orden de venta o de levante de las mercancías,
- instrucciones a terceros, en caso de que las mercancías se almacenen en sus instalaciones,
- selección,
- procedimientos de embalaje,
- cómo y cuándo se actualizan los registros de existencias y quién lo hace.
3.4.2
En el momento de llegada de las mercancías, sus procedimientos de control y control de calidad deben incluir:
- cotejo de las órdenes de compra con las mercancías recibidas,
- procedimientos para la devolución/rechazo de las mercancías,
- procedimientos de contabilización e información de insuficiencia o exceso en la cantidad de mercancías recibidas,
- procedimientos para identificar y corregir entradas incorrectas en el registro de existencias,
- identificación de las mercancías no comunitarias dentro del sistema.
Durante el almacenamiento de las mercancías:
- registro y control de las existencias,
- identificación de las mercancías comunitarias y no comunitarias (requisito no necesario en el caso de los AEOS),
- movimiento y registro de mercancías entre distintos emplazamientos dentro de las mismas instalaciones o entre instalaciones diferentes,
- medidas previstas para controlar la rotura, el deterioro o la destrucción de las mercancías, así como las pérdidas y las variaciones de existencias.
Durante el proceso de fabricación,
- seguimiento y controles de gestión del proceso de fabricación, por ejemplo, la tasa de rendimiento,
- modalidades de gestión de irregularidades, variaciones, desperdicios, subproductos y pérdidas en el proceso de fabricación,
- inspección de la calidad de los productos fabricados y registro de los resultados de la inspección,
- eliminación segura de las mercancías peligrosas.
Durante el proceso de expedición de las mercancías:
- albaranes/notas de recogida,
- transporte de mercancías a los clientes o a la frontera para su (re)exportación,
- elaboración de facturas de venta,
- instrucciones al representante aduanero para las exportaciones y elaboración/puesta a disposición/control de los documentos justificativos,
- acuse de recibo o prueba del envío de los bienes,
- mercancías devueltas: inspección, recuento y registro,
- pagos y notas de crédito,
- gestión de las irregularidades, las insuficiencias en las entregas y las variaciones en las mercancías.