1.I.4. Preparación previa a la presentación de una solicitud
El proceso de preparación de una solicitud de AEO, así como los de autorización y mantenimiento del AEO, son largos. La clave del éxito es una preparación minuciosa. Por tanto, se espera que el solicitante que desee convertirse en AEO tenga el control de su actividad.
Esto significa que, dependiendo del tipo de AEO solicitado y de las actividades y el modelo empresarial de la compañía de que se trate, esta deberá aplicar medidas organizativas apropiadas en los ámbitos relacionados con los criterios AEO, con el fin de garantizar que los riesgos asociados a sus actividades aduaneras puedan identificarse y evitarse o minimizarse.
Para entender mejor qué es lo que persiguen las aduanas y acelerar el proceso, es obligatorio utilizar un CAE.
El CAE es una herramienta para estructurar la preparación del operador económico, identificar las unidades organizativas del operador que se han de incluir y entender con qué profundidad se ha de llevar a cabo la preparación.
Para una cooperación estrecha entre la aduana y el solicitante/AEO, se recomienda ponerse en contacto con la Autoridad Aduanera de Expedición (AAE) en una fase temprana y mantener ese contacto incluso una vez finalizado el proceso de solicitud. Ello puede ayudar a evitar malentendidos por ambas partes y sirve de apoyo en caso de que surja alguna duda.
En resumen, antes de la presentación formal de la solicitud, se recomienda encarecidamente al operador económico que:
- se ponga en contacto con la AAE,
- decida qué tipo de autorización precisa,
- designe a una persona de contacto competente para encargarse de la solicitud,
- conteste todas las preguntas del CAE y se asegure de que todas las personas y departamentos pertinentes de la organización intervienen en la cumplimentación del CAE.
Además, es necesario asegurarse de que la dirección de la empresa respalda la solicitud de AEO.
El diagrama siguiente presenta una visión general del proceso de preparación:
Véase asimismo la parte 3, «Proceso de solicitud y autorización».