Preguntas frecuentes (FAQ)

El SIF deberá garantizar la integridad e inalterabilidad, la trazabilidad, y conservación de los registros de facturación, en los términos establecidos en el artículo 8 del RRSIF y su normativa de desarrollo. Además, deberá contar con un registro de eventos en el que se recojan determinadas interacciones con el sistema determinadas por orden ministerial (entre otras, la detección de anomalías en la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de registros de facturación o en el propio registro de eventos).

Por lo que se refiere a los desarrolladores y su responsabilidad, deberán afrontar las exigencias reglamentarias para hacer posible asegurar que, durante el periodo de conservación de los registros, no se han producido interacciones indebidas sobre los mismos que los hayan alterado, modificado, interpolado, suprimido o regenerado. Igualmente deberán certificar a sus clientes que cumplen con esas exigencias. Naturalmente el régimen sancionador al que se refiere el artículo 201.bis de la LGT debe tener en cuenta a la hora de sancionar los comportamientos de los fabricantes de sistemas y de los usuarios si ha concurrido en sus comportamientos culpabilidad, incluso a título de mera negligencia, o se ha producido la destrucción o hackeo de los códigos del programa.

No, un registro de facturación, una vez generado (y firmado / remitido a la AEAT según la modalidad empleada) no debe ser modificado nunca por nadie (si se hiciera, se podría detectar: gracias a la huella, firma, encadenamiento...). Cualquier “cambio” que se desee hacer constar sobre el mismo, deberá realizarse a través de la generación de uno o más -según se necesite- registros de facturación nuevos, del tipo que corresponda a cada caso (normalmente -y de forma preferente- utilizando los procedimientos establecidos por el reglamento de obligaciones de facturación). Si por corregir se refiere a “recuperar” de algún modo lo que ya estaba generado, pero se había “perdido” o “corrompido”, la respuesta debe ser la contraria.

En cuanto a la corrupción de datos, se recuerda que se debe cumplir con todos los requisitos que exige el reglamento y la orden, siendo en este caso de especial importancia la conservación (y también la legibilidad, accesibilidad e integridad inalterabilidad), por lo que deberán ponerse los medios necesarios para impedir la corrupción y garantizar la conservación.

Finalmente, sobre la cuestión de la migración, el reglamento y la orden no entran en lo que se haga posteriormente con los registros de facturación generados (como su posible envío a otros sistemas con idea de utilizarlos para otros fines), más allá de exigir su conservación, legibilidad y accesibilidad a futuro durante el plazo de conservación.

Un registro de facturación con errores se debe subsanar mediante la generación de un nuevo registro de facturación y, en su caso, su remisión en los sistemas VERI*FACTU (ya que no se puede alterar el registro erróneo si ya se emitió).

De acuerdo con el diseño de registro que se publicará en la Orden Ministerial (ya disponible en la Sede electrónica de la AEAT), esta nueva generación de un registro de facturación deberá llevar 'Tipo de registro'="Sustitutivo" e indicador SubsanaError a "S". Con ello la trazabilidad no se ve afectada, ya que esta va ligada a los registros de facturación según el orden temporal de su generación, no a las facturas a las que estos referencian.

El reglamento que aprueba el RD 1007/2023, de 5 de diciembre, y la Orden Ministerial que lo desarrolla solo aplican a los sistemas informáticos de facturación (SIF), es decir, aquellos sistemas que son utilizados para expedir facturas o facturas simplificadas. Cualquier otro sistema informático que no sea de facturación, en principio no se ve afectado por la normativa.

Los requisitos generales de trazabilidad que emanan del literal del artículo 29.2.j) determinan que, a efectos informáticos, el sistema de generación de pre-facturación, borradores o proformas sin validez fiscal, debe estar vinculado indefectiblemente al Sistema de emisión de facturas, formando una unidad. Por ello y por razones de control interno, conviene que se conserven registros de las prefacturas o facturas proforma elaboradas.

Como el registro de facturación se genera inmediatamente antes de expedir la factura, se debe entender que en el momento de generar dicho registro que, además, o bien será remitido a la AEAT, o bien será firmado.

Se puede subsanar (tipo registro Sustitutivo) cualquier dato al que el reglamento de facturación no imponga la emisión de una factura rectificativa. En cualquier caso, si el dato modificado de la factura no está en el registro de facturación generado y firmado / remitido (ni afecta a ninguno de los campos de este), propiamente no habría que subsanar nada del registro de facturación generado y firmado / remitido. Pudiéndose cambiar sin que ello afecte a la integridad del fichero.

Si la pérdida solo afecta a registros de facturación, en un sistema VERI*FACTU esta situación sería menos problemática pues los registros los tendría la AEAT y el obligado podría recuperarlos en su integridad. En un sistema de emisión de facturas no verificables, es el empresario el que debe velar por la conservación de los registros de facturación, tal y como se fija en la norma, sin que quepa negar la posible existencia de casos de fuerza mayor que excluirían la culpabilidad y podrían dar lugar a determinar las bases imponibles por el método de estimación indirecta.