Preguntas frecuentes (FAQ)

Dado que el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación se aplica a los sistemas informáticos de facturación (SIF), entendiéndose por SIF los utilizados para expedir facturas, los únicos documentos afectados por este reglamento son las FACTURAS, tanto las «completas u ordinarias» como las simplificadas, no afectando a ningún otro tipo de documentos justificativos de entrega de bienes o prestación de servicios.

Las facturas expedidas con estos SIF deberán incluir una representación de cierta información de las mismas mediante un código «QR» tributario. Además, estos SIF deberán generar –y firmar y guardar o, en su caso, remitir– los correspondientes registros de facturación de las facturas expedidas.

Normativa/Doctrina:

• Artículos 1.1 y 1.2 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

• Artículos 6.5 y 7.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, introducidos por la disposición final primera uno y dos del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

Además de las menciones que deben tener actualmente las facturas, sean ordinarias o simplificadas, aquellas que sean expedidas con sistemas informáticos de facturación (SIF) a los que se refiere el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, deberán incorporar un código «QR» tributario que facilite la comunicación a la Agencia Tributaria de ciertos datos de la misma. Y si el SIF que las ha expedido está funcionando en la modalidad VERI*FACTU, deberá incluirse también la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o VERI*FACTU.

Normativa/Doctrina:

• Artículos 6.5 y 7.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, introducidos por los apartados uno y dos de la disposición final primera del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

La introducción y edición temporal de datos, visualización previa, etc. de facturas no está prohibida ni por el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación ni por el reglamento de obligaciones de facturación, si bien hasta no estar terminada la factura, esta no podrá ser expedida con su correspondiente código «QR» tributario. Por ello tanto los borradores de factura como las facturas proforma no llevan ningún código «QR» tributario. La emisión de facturas – o facturas simplificadas– proforma o sin validez fiscal, está permitida siempre y cuando se sustituyan finalmente por la factura o factura simplificada oficial expedida y esta se entregue al cliente.

Cuando una factura sea definitivamente emitida (es decir, en general, cuando se haya incorporado a ella el QR y generado el correspondiente registro de facturación de alta, firmado o remitido a la Sede electrónica de la Agencia Tributaria), ya no podrá ser considerada un borrador y su alteración, en los elementos informativos que integran el “registro de facturación de alta”, no estará permitida a menos que se realice por medio de nuevos registros de facturación, como indica el tercer párrafo del artículo 8.2.a) del reglamento aprobado por el RD 1007/2023.

A efectos informáticos, el sistema de generación de facturas pro-forma o sin validez fiscal, debe estar vinculado indefectiblemente al sistema de emisión de facturas formando una unidad. Conviene, a efectos de control interno, que se conserve registro de las prefacturas o facturas proforma elaboradas.

Normativa/Doctrina:

• Artículos 1.1 y 1.2 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

• Artículos 6.5 y 7.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, introducidos por la disposición final primera uno y dos del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.

Resumidamente, se considera sistema informático de facturación (SIF) al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas que admita la entrada de información de facturación por cualquier vía, conserve esta información y la procese para generar otros productos derivados, con independencia de dónde se realice este proceso.

De forma más extensa, un sistema informático de facturación (SIF) es el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:

1. Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método. Como ejemplos típicos:

   • ­Introducir en el SIF los datos de las facturas directamente de forma manual. ­

   • Importar en el SIF los datos necesarios para expedir las facturas, cuando estos han sido capturados en otros sistemas. ­­

   • Recibir en el SIF (en línea o por lotes) mediante procesos automatizados los datos necesarios para expedir las facturas, cuando estos han sido capturados en otros sistemas.

2. ­Conservar la información de facturación, dentro o fuera del SIF.

   Con ello se quiere decir que el producto obtenido, una vez expedida la –y, típicamente, impresa– la factura (a partir de la información del apartado anterior), no se descarta o elimina, sino que se almacena y guarda, manteniéndose en el tiempo.

3. Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se haga dicho proceso (en el propio SIF o en otro sistema informático que tenga acceso a dicha información).

   Es decir, implica que la información capturada y guardada electrónicamente de las facturas expedidas es reutilizada para hacer otras cosas más, obteniendo nuevos resultados derivados de ella, como pueden ser cálculos (contar, agregar…), estadísticas, realizar apuntes contables, exportarla o comunicarla a otros sistemas de manera que la puedan utilizar para cualquier otro fin, fiscal o no fiscal, etc.

   De este modo, un procesador de textos que SOLAMENTE se utiliza para introducir (e incluso almacenar) las facturas expedidas para imprimirlas, NO se considera un SIF (o sea, se considera facturación manual). Pero si se reutilizan esos datos (dentro del propio procesador, con las funcionalidades de cálculo y/o programación –macros– que estos permitan, o exportándolos / comunicándolos a otros programas o sistemas informáticos) para obtener con ellos otros productos derivados, entonces sí que se considera una facturación utilizando un SIF (y, por lo tanto, debería someterse al Reglamento SIF).

Normativa/Doctrina:

• Artículo 1.2 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.